Улучшаем процессы склада автозапчастей без затрат и сложного ПО

Компания занимается продажей автозапчастей и открывает второй розничный магазин. Руководство на начальном этапе решает работать централизованно. Как и раньше, поставщики будут доставлять товары до центрального склада первого магазина. Заказы на центральном складе будут сортироваться и отгружаться во второй магазин.

По мере роста продаж растут и проблемы. Сотрудники нового магазина начали жаловаться, что их подводят со сроками, постоянно возникает пересортица. Где находится конкретный заказ, непонятно.

Разберем несколько кейсов, которые помогут компании улучшить ситуацию с поставками.

Цветные маркеры

В системе ВИН-КОД.РФ поставка в розничной сети проходит пять основных статусов:

1. В пути от поставщика.
2. Поступила на склад.
3. Рассортирована.
4. На доставке в магазин.
5. Принята магазином.

В системе видно, где находится каждая позиция, кто отвечает за процесс, сколько времени осталось до конечной точки.

Однако в период отладки процесса к программным статусам полезно добавить физические контрольные точки. Менеджер заходит на склад и видит перед собой палету. В каком статусе приемка? Выполняется ли график? Для визуализации добавим в процесс цветные стикеры.

Как только поставка зашла на склад, будем наклеивать на коробки цветные стикеры. Красный – в понедельник, оранжевый – во вторник, желтый – в среду и т.д. Обнаружили коробку без наклейки? Разбираем ситуацию с сотрудниками склада, принимаем решение.

Даже на небольшом складе можно организовать пять стандартных зон:

1. Ожидание приемки.
2. Приемка и сортировка.
3. Накопление заказов.
4. Комплектация отправки.
5. Ожидание доставки.

Зоны можно огородить или просто нарисовать периметр краской по полу.

Увидели в какой-либо зоне разноцветные наклейки? Если есть отклонение от графика, значит, проблема либо в этой зоне, либо в смежных. Разбираем ситуацию с сотрудниками склада, принимаем решение.

Цветовая маркировка не только позволяет быстро идентифицировать проблемы со скоростью обработки поставок складом, но и повышает производственную дисциплину.

Синхронизация поставок и доставки

Кросс-докинг – это процесс обработки товарного потока без размещения в зоне долговременного хранения. Благодаря синхронизации времени отгрузки и доставки продукция попадает конечному потребителю за минимальный срок.

В предыдущем примере мы разобрали, как при помощи цветных стикеров синхронизировать внутренние процессы склада. Теперь займемся синхронизацией входящего потока и доставки в магазины.

Поставщики не могут прибывать на склад строго по расписанию. Время сортировки также меняется от поставки к поставке. Соответственно, добиться синхронизации всех поставок в реальном процессе невозможно. Чтобы оптимизировать работу системы, необходимо найти ее ключевое ограничение (Э. Голдратт, «Цель»).

Ключевым ограничением данной системы является поставщик с максимальной долей в объеме поставок. Синхронизируем график отправки в магазины с графиком поступлений от основного поставщика. В этом случае максимальное количество клиентов получат заказы за минимальное время.

Разберем пример. Пусть «поставщик A» занимает максимальную долю в продажах, а «поставщик C» – минимальную.

• Все поставки поступают на центральный склад в 10:30.
• Доставка со склада в магазины стартует в 13:00.
• Длительность сортировки: «поставщик А» – 1,5 часа, «поставщик B» – 1 час, «поставщик C» – 30 минут. Общая продолжительность сортировки – 3 часа. Разобрать всех поставщиков с 10:30 до 13:00 склад не успевает.

Решение: интуиция подсказывает кладовщику – начни от простого к сложному, с небольших поставок. Однако интуиция редко дружит с технологией. В регламенте фиксируем: сначала разбираем «поставщика А», потом «поставщика B», потом отправляем машину на доставку. «Поставщик C» уйдет на доставку на следующий день. Тогда максимальное количество клиентов получат заказы за минимальное время. Цель достигнута!

Важно зафиксировать график очередности сортировки поставок и доставки на бумаге. Еще важнее синхронизировать его в головах участников: отдела закупок, склада, доставки и представителей магазинов. Для совместного проектирования графика удобно использовать интеллектуальные карты (Mined-Map). Спроектируем график для пяти поставщиков (рис. 1).

1. Проектирование начинаем от «поставщика A». Движение товаров «А» обозначим на графике жирной красной линией. Пусть «А» заходит на склад в 10:00, время отправки со склада 13:00. Сортировку «А» начинаем в 10:00, сразу же после захода на склад. Точку «А» сдвигать нельзя. В этом случае большая часть заказов будет доставлена до магазинов день в день.
2. Комбинируем поставщиков второй очереди. Пусть до поставщика «А» в 08:00 на склад одновременно заходят поставки «B» и «D».
   • Максимальный приоритет сортировки – у поставщика «В», т.к. он больше и склад успевает закончить его сортировку до момента захода поставщика «А».
   • Если поставка «В» задерживается, отправляем на сортировку «D».
3. Буфер. Между сборкой крупных поставщиков часто образуются окна. Тогда отправляем на сортировку мелких поставщиков – «Е». Если временных лагов нет, сортировку «Е» переносим на следующий период доставки.
4. Поставщиков, заказы которых будут отправлены в магазины на следующий день, обозначим на графике синей линией.
5. Визуализация. Распечатаем карту на большом формате и в цвете и вывесим в отделах: закупки, склад, доставка.
   ​

Если маршрутов доставки несколько, для каждого маршрута проектируем отдельную карту.

Анализ отклонений

Фиксировать отклонения от графика будем при помощи сервиса Google Docs. Сервис позволяет участникам проекта работать над документами онлайн, вносить персонифицированные комментарии, управлять правами доступа.
Создадим в Google Docs три таблицы.

1. Время поступления на склад в разрезе поставщиков:
   • строки: поставщики;
   • столбцы: день недели;
   • заливка ячеек: зеленая (по графику); синяя (раньше графика); красная (позже графика).
2. Время окончания сортировки в разрезе поставщиков:
   • строки: поставщики;
   • столбцы: день недели;
   • заливка ячеек: зеленая (по графику); синяя (раньше графика); красная (позже графика).
3. Время отправки на доставку в магазины:
   • строки: маршруты отправки со склада;
   • столбцы: день недели;заливка ячеек: зеленая (по графику); синяя (раньше графика); красная (позже графика).

Фактическое время окончания процесса фиксируем в таблице и маркируем цветом. Если есть отклонение от графика, в ячейку добавляем комментарий.

Пример таблицы «Контроль времени захода поставок на склад» – на рис. 2.

Анализируем поставщиков с отклонениями от графика.
Поставщик «А». Отклонения регулярно возникают по понедельникам. Находим причину и устраняем. Либо смещаем время отправки по понедельникам с 13:00 на 14:00.

«B» работает нестабильно. Возможно, в приоритет сборки следует поставить поставщика «D».

«С» поставляет раньше графика. Если «С» может гарантировать поставку в 9:00, комбинируем его с «D» и сдвигаем время отправки на 14:00.

Результат: процент выполнения поставок день в день существенно повышен.

Автоматизация – не единственный способ повышения эффективности процессов. По опыту проектов ВИН-КОД.РФ IT-технологии лучше дублировать физическими контрольными точками, которые можно посмотреть и пощупать. Внедряете систему адресного хранения на складе? Добавьте к адресам символьные обозначения стеллажей: звездочки, флажки, смайлики. Работа пойдет быстрее, ошибок будет меньше. Визуализация – лучшее оружие менеджера!